Requisitos Específicos del Sector
La distribución de suministros médicos parece distribución normal hasta que aparecen tres cosas: caducidades, trazabilidad regulada y consignación. Cualquiera de las tres rompe un sistema de inventario común.
Las caducidades convierten el inventario en un activo que se deprecia a fecha fija: sin FEFO impuesto por el sistema, la merma es cuestión de tiempo. La trazabilidad UDI significa poder decir a qué hospital fue cada lote, por si hay un retiro de producto. Y la consignación implica tener inventario suyo dentro del hospital, que no es venta hasta que se usa.
Encima, buena parte del mercado es licitación pública: precios comprometidos por periodos largos, entregas parciales programadas y penalizaciones por incumplimiento.
Retos Operativos del Sector
Los cuatro escenarios que identificamos con mayor frecuencia en los diagnósticos de esta industria.
La merma por caducidad es estructural
Producto que vence en el almacén o en el hospital porque nadie priorizó su salida. Se descubra contando, no previniendo.
El inventario en consignación es una estimación
No sabe con certeza qué hay en cada hospital ni qué se consumió, así que factura tarde y reconcilia a mano.
Un retiro de producto le obligaría a llamar a todos
Sin trazabilidad por lote hasta el punto de entrega, la contención se hace por cliente y por fecha aproximada.
Las licitaciones se administran fuera del sistema
Precios y calendarios comprometidos en documentos aparte, sin control de lo entregado contra lo obligado.
Configuración en Epicor Kinetic
Módulos y capacidades que habitualmente integran el alcance de un proyecto en esta industria. El alcance definitivo se establece durante el diagnóstico.
Caducidades con FEFO y alertas
Surtido por fecha de vencimiento impuesto por el sistema, con alertas tempranas de producto próximo a caducar por ubicación.
InventarioTrazabilidad por lote y UDI hasta el cliente
Qué lote fue a qué hospital y en qué fecha, para delimitar un retiro de producto con precisión.
Trazabilidad · CumplimientoInventario en consignación en hospital
Producto suyo en sitio del cliente, con consumo reportado, facturación contra uso y reposición automática.
Inventario · VentasContratos de licitación y entregas programadas
Precio y volumen comprometidos con calendario de entregas parciales y control de avance contra lo obligado.
Ventas · ContratosCadena de frío y condiciones de almacenamiento
Requisitos de temperatura por producto y registro de condiciones, con la evidencia ligada al embarque.
Calidad · LogísticaDevoluciones y producto en cuarentena
Material devuelto que no regresa a inventario vendible hasta que calidad lo evalúa.
Calidad · InventarioPreguntas Frecuentes
¿Cómo se maneja el inventario consignado en hospitales?
Como inventario propio en una ubicación externa: sigue siendo suyo y en su valuación, pero está físicamente en el hospital. La venta se reconoce cuando el hospital reporta consumo, y la reposición se dispara con ese mismo movimiento. Sin esa figura, la única alternativa es estimar, que es lo que genera las diferencias al conciliar.
Participamos en licitaciones del sector público. ¿El sistema ayuda?
Ayuda en la ejecución: controlar precio y volumen comprometidos, programar entregas parciales y saber en cualquier momento cuánto lleva entregado contra lo obligado, que es donde se generan las penalizaciones. La preparación de la propuesta sigue siendo un proceso aparte.
Distribuimos y también importamos. ¿Se puede costear bien?
Sí, con costeo de importación que incorpora flete, arancel, pedimento y gastos aduanales al costo del producto. Es importante en este sector porque el costo real de un producto importado suele estar bastante arriba del precio de factura del proveedor.
